Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Im Folgenden informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung

• unserer Website https://www.potema.de
• unserer Profile in Sozialen Medien.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf eine konkrete natürliche Person beziehbar sind, z. B. ihr Name oder ihre IP-Adresse.

1.1. Kontaktdaten

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist POTEMA GmbH, Adalperostraße 29, 85737 Ismaning, Deutschland, E-Mail: info@potema.de. Gesetzlich vertreten werden wir durch Oliver Fiederer.

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter

Joachim Maaß
DATA PRO SECURITY @ Maass Consulting GmbH
Feichtelstraße 23, 82343 Pöcking / Starnberg, Deutschland
E: potema-vt@client.data-pro-security.com
F: +49 8151 4468967
W: www.data-pro-security.com

1.2. Umfang der Datenverarbeitung, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Den Umfang der Verarbeitung der Daten, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen führen wir im Detail weiter unten aus. Als Rechtsgrundlage für eine Datenverarbeitung kommen grundsätzlich die folgenden in Betracht:

• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO dient uns als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, für die wir eine Einwilligung einholen.
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO ist Rechtsgrundlage, soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, z. B. wenn ein Seitenbesucher von uns eine Matratzenreinigung oder ein Produkt erwirbt. Diese Rechtsgrundlage gilt auch für Verarbeitungen, die für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind, etwa bei Anfragen zu unseren Leistungen.
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO findet Anwendung, wenn wir mit der Verarbeitung personenbezogener Daten eine rechtliche Verpflichtung erfüllen, wie es z. B. im Steuerrecht der Fall sein kann.
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO dient als Rechtsgrundlage, wenn wir uns zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf berechtigte Interessen berufen können, z. B. für Cookies, die für den technischen Betrieb unserer Website erforderlich sind.

1.3. Datenverarbeitung außerhalb des EWR

Soweit wir Daten an Dienstleister oder sonstige Dritte außerhalb des EWR übermitteln, garantieren die Sicherheit der Daten bei der Weitergabe, soweit vorhanden, Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission (Art. 45 Abs. 3 DSGVO). Wenn kein Angemessenheitsbeschluss existiert (z. B. für die USA), sind Rechtsgrundlage für die Datenweitergabe im Regelfall Standardvertragsklauseln. Diese sind ein von der EU-Kommission verabschiedetes Regelwerk und Teil des Vertrags mit dem jeweiligen Dritten. Nach Art. 46 Abs. 2 lit. b DSGVO gewährleisten sie die Sicherheit der Datenweitergabe.

1.4. Speicherdauer

Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird ihre Verarbeitung eingeschränkt, d. h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z. B. für Daten, die wir aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahren müssen.

1.5. Rechte der Betroffenen

Betroffene haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung oder Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit,
• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Betroffene haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Kontaktdaten der Datenschutz-Aufsichtsbehörden sind unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html abrufbar.

1.6. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Kunden, Interessenten oder Dritte müssen uns im Rahmen einer Geschäftsbeziehung oder sonstigen Beziehung nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung oder für die sonstige Beziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss eines Vertrages oder die Bereitstellung einer Leistung ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag oder sonstige Beziehung nicht mehr durchführen können. Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet.

1.7. Keine automatische Entscheidungsfindung im Einzelfall

Zur Begründung und Durchführung einer Geschäftsbeziehung oder sonstigen Beziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich geboten ist.

1.8. Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme mit uns, z. B. per E-Mail oder Telefon, werden die uns mitgeteilten Daten (z. B. Namen und E-Mail-Adressen) von uns gespeichert, um Fragen zu beantworten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), an uns gerichtete Anfragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

1.9. Kundenumfragen

Von Zeit zu Zeit führen wir Kundenumfragen durch, um unsere Kunden und Servicepartner und ihre Wünsche besser kennenzulernen. Dabei erheben wir die jeweils abgefragten Daten. Es ist unser berechtigtes Interesse, unsere Kunden und ihre Wünsche besser kennenzulernen, so dass Rechtsgrundlage der damit einhergehenden Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ist. Die Daten löschen wir, wenn die Ergebnisse der Umfragen ausgewertet sind.

2. Datenverarbeitung auf unserer Website

2.1. Informatorische Nutzung der Website

Bei der informatorischen Nutzung der Website, also wenn Seitenbesucher uns nicht gesondert Informationen übermitteln, erheben wir die personenbezogenen Daten, die der Browser an unseren Server übermittelt, um die Stabilität und Sicherheit unserer Website zu gewährleisten. Darin liegt unser berechtigtes Interesse, so dass Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ist. Diese Daten sind: IP-Adresse; Datum und Uhrzeit der Anfrage; Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT); Inhalt der Anfrage (konkrete Seite); Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode; jeweils übertragene Datenmenge; Website, von der die Anfrage kommt; Browser; Betriebssystem und dessen Oberfläche; Sprache und Version der Browsersoftware. Diese Daten werden außerdem in Logfiles gespeichert. Sie werden gelöscht, wenn ihre Speicherung nicht mehr erforderlich ist, spätestens nach acht Wochen.

2.2. Webhosting und Bereitstellung der Website

Unsere Website hostet IONOS. Anbieter ist 1&1 IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur. Der Anbieter verarbeitet dabei die über die Website übermittelten personenbezogenen Daten, z. B. Inhalts-, Nutzungs-, Meta-/Kommunikationsdaten oder Kontaktdaten, in der EU. Weitere Informationen finden sich in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter https://www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/. Es ist unser berechtigtes Interesse, eine Website zur Verfügung zu stellen, so dass Rechtsgrundlage der beschriebenen Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ist.

2.3. Kontaktformular

Bei Kontaktaufnahme über das Kontaktformular auf unserer Website speichern wir die dort abgefragten Daten und den Inhalt der Nachricht. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse, an uns gerichtete Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

2.4. Terminanfrage / Terminbuchung mit Dienstleistern

Seitenbesucher können über unsere „Terminanfrage“ einen Termin mit einem unserer Fachbetriebs-Dienstleister in ihrer Nähe vereinbaren. Dafür verarbeiten wir die eingegebenen Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Wunschort/-termin) sowie ggf. Meta- oder Kommunikationsdaten und leiten diese zur Terminvereinbarung an den zuständigen Fachbetrieb in der Region des Anfragenden weiter. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Interessenten eine nutzerfreundliche Möglichkeit zur Vereinbarung von Terminen anzubieten. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, bei bereits bestehendem Vertragsverhältnis Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

2.5. Angebot von Dienstleistungen und Produkten

Wir bieten über unsere Website bzw. den verlinkten Online-Shop (www.potema.shop) Leistungen und Produkte (u. a. Matratzenreinigung, Matratzen Cleanspray) an. Dabei verarbeiten wir im Rahmen der Bestellung bzw. Auftragsanfrage u. a. die folgenden Daten:

• Name
• Anschrift bzw. Objekt-/Zimmerangaben (z. B. bei Hotels/Kliniken)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Zahlungs- und Bestelldaten (bei Bestellungen im Online-Shop)

Die Verarbeitung der Daten erfolgt zur Erbringung des mit dem jeweiligen Seitenbesucher geschlossenen Vertrags (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

2.6. Stellenanzeigen

Wir veröffentlichen Stellen, die in unserem Unternehmen frei sind, ggf. auf unserer Website oder auf Websites Dritter. Die Verarbeitung der im Rahmen der Bewerbung angegebenen Daten erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens; Rechtsgrundlage ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG. Wir bitten Bewerber, in Lebenslauf und Anschreiben auf Angaben zu politischen Meinungen, religiösen Anschauungen und ähnlich sensiblen Daten zu verzichten. Erfolgt kein Beschäftigungsverhältnis, löschen wir die Daten spätestens sechs Monate nach Ablehnung, sofern keine Einwilligung zur längeren Speicherung vorliegt.

2.7. Cookies, Analyse und weitere Dienste

Ohne Ihre Einwilligung setzt diese Website nur ein technisch notwendiges Cookie: Es speichert Ihre Auswahl im Einwilligungsfenster („potema_einwilligung“, Speicherdauer 6 Monate; Rechtsgrundlage § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Cookies zur Reichweitenmessung setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung (Ziffer 2.8). Marketing- oder Werbewerkzeuge kommen nicht zum Einsatz, und es werden keine Daten an Werbenetzwerke übermittelt. Ohne Einwilligung werden beim Aufruf einer Seite keine Inhalte von Servern Dritter nachgeladen; Ihr Browser verbindet sich dann ausschließlich mit unserem Server. Im Einzelnen gilt:

• Kartendarstellung im Fachbetrieb-Finder: Die Karte wird vollständig von unserem eigenen Server ausgeliefert. Als Kartengrundlage dient der gemeinfreie Datensatz Natural Earth, den wir als einzelne Geometriedatei selbst hosten. Es werden keine Kartenkacheln und keine sonstigen Daten von Kartendiensten Dritter nachgeladen — weder Google Maps noch ein anderer Kartendienst erhält Ihre IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Darstellung der Partnerstandorte).
• Standortfreigabe: Über die Schaltfläche „Partner in meiner Nähe“ können Sie Ihren Standort freigeben. Die Abfrage erfolgt ausschließlich auf Ihre ausdrückliche Aktion hin und wird von Ihrem Browser abgesichert (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Ihre Koordinaten werden ausschließlich lokal in Ihrem Browser verarbeitet, um die Betriebe nach Entfernung zu sortieren. Sie werden nicht an uns oder Dritte übertragen und nicht gespeichert. Die Freigabe können Sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers widerrufen.
• Nachfragestatistik des Partnerfinders: Wenn Sie im Partnerfinder suchen, übermittelt Ihr Browser unserem Server lediglich, welchem Postleitzahlbereich (den ersten zwei Ziffern der Postleitzahl) bzw. welchem Land die Suche gilt und ob ein Partner gefunden wurde – nicht den eingegebenen Text und nicht Ihren Standort. Bei einer Beauftragung über den Partnerfinder zählen wir ebenso nur den Postleitzahlbereich bzw. das Land. Gespeichert werden ausschließlich monatliche Gesamtzahlen – ohne IP-Adresse, Cookie oder Kennung; ein Bezug zu einzelnen Besuchern ist nicht möglich. Die Monatszahlen werden nach zwei Jahren gelöscht. Sie zeigen uns, wo Partnerbetriebe gesucht werden und wo noch keiner ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (bedarfsgerechte Planung unseres Partnernetzes).
• Schriftarten: Die verwendeten Schriften werden beim Erstellen der Website eingebunden und von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen Schriftendienst.
• Produktabbildungen: Abbildungen aus unserem Online-Shop übernehmen wir beim Erstellen der Website, rechnen sie in die passenden Größen um und liefern sie von unserem eigenen Server aus. Ihr Browser baut dafür keine Verbindung zum Shop-Server auf.
• Schutz unserer Formulare: Zum Schutz vor automatisierten Einsendungen nutzen wir ein für Sie unsichtbares Formularfeld (Honeypot), eine Prüfung, ob das Formular über unsere Website abgeschickt wurde (anhand der Herkunftsangabe, die Ihr Browser ohnehin mitsendet), eine Mindestzeit zwischen Öffnen und Absenden sowie eine serverseitige Begrenzung der Absendehäufigkeit. Für die Mindestzeit vergibt unser Server beim Öffnen des Formulars ein Kennzeichen mit Uhrzeit, das keine personenbezogenen Daten enthält und nicht gespeichert wird; Cookies werden dafür nicht gesetzt. Für die Begrenzung der Absendehäufigkeit bildet unser Server aus Ihrer IP-Adresse einen Prüfwert, aus dem sich die IP-Adresse nicht zurückrechnen lässt, und speichert ihn für höchstens zehn Minuten. Die IP-Adresse selbst wird dabei nicht gespeichert und nicht in die an uns versandte E-Mail übernommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Abwehr missbräuchlicher Nutzung).
• Info-Mappe: Die Info-Mappe für Fachbetriebe senden wir Ihnen gegen Angabe Ihrer Kontaktdaten per E-Mail an die angegebene Adresse. Diese Angaben verarbeiten wir wie unter Ziffer 2.3 beschrieben.
• Eingangsbestätigung: Nach dem Absenden eines Formulars erhalten Sie eine automatische Bestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse. Sie fasst Ihre Angaben zusammen und enthält keine Werbung.
• Verlinkung auf potema.shop: Unser Online-Shop ist ein eigenständiges Angebot mit eigener Datenschutzerklärung. Ein Wechsel dorthin erfolgt erst, wenn Sie einen entsprechenden Link aktiv anklicken.

2.8. Reichweitenmessung mit Google Analytics

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Google Analytics hilft uns zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird – etwa welche Seiten aufgerufen werden, über welche Wege Besucher zu uns finden (z. B. über eine Suchmaschine) und an welcher Stelle unserer Anfrageformulare abgebrochen wird. Ihre Eingaben in Formularen werden dabei nie an Google übermittelt.

Verarbeitet werden insbesondere Angaben zu Gerät und Browser, die aufgerufenen Seiten mit Zeitpunkt, die verweisende Seite, der ungefähre Standort (Land, Region) sowie Ereignisse wie das Öffnen, die Schritte und das Absenden eines Formulars. Google Analytics 4 speichert keine IP-Adressen; die IP-Adresse wird nur zur Bestimmung des ungefähren Standorts verwendet und danach verworfen. Google Signals und die Werbefunktionen sind abgeschaltet; die Daten werden nicht mit Werbeprofilen verknüpft.

Dafür werden die Cookies „_ga“ und „_ga_CG1BFVSM3X“ gesetzt (Speicherdauer jeweils bis zu 2 Jahre). Ereignisdaten werden in Google Analytics nach 14 Monaten gelöscht, die zugehörige Besucherkennung 14 Monate nach Ihrem letzten Besuch; danach bleiben nur zusammengefasste Statistiken ohne Bezug zu einzelnen Besuchern erhalten.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß; dabei werden die Cookies von Google Analytics gelöscht.

Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Daten können an Google LLC in den USA übermittelt werden. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Weitere Informationen in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy.

3. Datenverarbeitung auf Social-Media-Plattformen

Wir sind in Social-Media-Netzwerken vertreten, um dort unser Unternehmen und unsere Leistungen vorzustellen. Die Betreiber dieser Netzwerke verarbeiten Daten ihrer Nutzer regelmäßig zu Werbezwecken, u. a. durch Erstellung von Nutzerprofilen und Cookies. Wenn Nutzer der Netzwerke mit uns über unsere Profile in Kontakt treten, verarbeiten wir die uns mitgeteilten Daten, um die Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

3.1. Facebook

Wir unterhalten ein Profil auf Facebook. Betreiber ist Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Datenschutzerklärung: https://www.facebook.com/policy.php. Widerspruchsmöglichkeit über die Werbeeinstellungen: https://www.facebook.com/settings?tab=ads.

3.2. Instagram

Wir unterhalten ein Profil auf Instagram. Betreiber ist Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Datenschutzerklärung: https://help.instagram.com/519522125107875.

3.3. TikTok

Wir unterhalten ein Profil auf TikTok. Betreiber ist TikTok Technology Limited, 10 Earlsfort Terrace, Dublin, D02 T380, Irland. Datenschutzerklärung: https://www.tiktok.com/legal/privacy-policy.

3.4. LinkedIn

Wir unterhalten ein Unternehmensprofil auf LinkedIn. Betreiber ist LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Datenschutzerklärung: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy. Widerspruchsmöglichkeit über die Werbeeinstellungen: https://www.linkedin.com/psettings/guest-controls. Für die Statistiken zu unserem Profil (Page Insights) sind wir gemeinsam mit LinkedIn verantwortlich; die Vereinbarung dazu: https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum.

4. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Eine aktuelle Version ist jeweils hier verfügbar.

5. Fragen und Kommentare

Für Fragen oder Kommentare bezüglich dieser Datenschutzerklärung stehen wir gern unter den oben angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung.

(Stand: Oktober 2026)